Hợp đồng điện tử là gì? Định nghĩa, lợi ích, hạn chế

Với xu hướng công nghệ số hiện nay, hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí trong các giao dịch kinh tế. Vậyhợp đồng điện tử là gì, có khác biệt gì so với hợp đồng truyền thống? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.

1. Định nghĩa hợp đồng điện tử theo Pháp luật Việt Nam

Theo quy định tại Điều 33 và Điều 34Luật giao dịch điện tử 2005,định nghĩa hợp đồng điện tửđược ghi:“Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.”

Như vậy, đây là loại hợp đồng được thiết lập, gửi đi, nhận lại và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học,...Hợp đồng điện tửcó giá trị pháp lýgiống như hợp đồng văn bản truyền thống.

Hợp đồng điện tử được giao kết thông qua nền tảng phương tiện điện tử

2. Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có những đặc điểm cơ bản sau:

2.1 Thực hiện giao kết bằng thông điệp điện tử

Điểm đặc trưng của hợp đồng điện tử là việc giao kết, đề nghị giao kết, thực hiện giao kết, lưu trữ đều bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Thông điệp điện tử là các thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận lại và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bao gồm chứng từ điện tử, điện tín, điện báo, email, fax,...

2.2 Mọi quy trình thực hiện đều ở trên môi trường số

Mọi bước thực hiện trong quy trình ký kết đều thực hiện trên môi trường số hóa, thông qua Internet. Hai bên không cần in hợp đồng, tài liệu ra giấy và gặp mặt nhau trực tiếp để giao kết hợp đồng.

Điều này đòi hỏi các bên cần thận trọng khi thỏa thuận, soạn thảo, ký kết và lưu trữ hợp đồng. Các hoạt động điều chỉnh, sửa hợp đồng cần có lịch sử chỉnh sửa để làm cơ sở nếu có tranh chấp xảy ra.

Điều này mang lại nhiềulợi ích dành cho doanh nghiệp khi sử dụng hoá đơn điện tử, bao gồm: bảo mật cao, lưu trữ an toàn và tìm kiếm dễ dàng, tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian.

2.3 Có ít nhất 3 chủ thể tham gia

Với hợp đồng truyền thống thì chỉ cần 2 chủ thể là bên bán và bên mua. Nhưng với hợp đồng điện tử, bên cạnh 2 chủ thể bán và mua thì cần cóchủ thể thứ 3 - chính là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.

Cơ quan chứng thực chữ ký điện tử đóng vai trò đảm bảo giá trị pháp lý cho hợp đồng. Chủ thể thứ 3 không tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng điện tử mà chỉ có vai trò hỗ trợ đảm bảo hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và được thực hiện hiệu quả.

VNPT SmartCA trở thành chủ thể thứ 3 trong hợp đồng điện tử vì cung cấp dịch vụ chữ ký số

Xem thêm:5 lý do nên sử dụng chữ ký số VNPT

2.4 Có phạm vi áp dụng nhất định

Hợp đồng điện tử không áp dụng đối với tất cả giao dịch. Theo Luật giao dịch điện tử 2005 thì hợp đồng điện tửchỉ được áp dụng với lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại hoặc hoạt động của cơ quan Nhà nước.

Hợp đồng điện tử không áp dụng đối với một số giao dịch như cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử,...

2.5 Có 3 nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Điều 35 Luật giao dịch điện tử 2005 quy định về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử như sau:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.
3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.”

Dựa theo điều luật này thì có thể thấy rằng pháp luật cho phép các bên tự do thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử khi giao kết, thực hiện hợp đồng, yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, bảo mật,... nhưng phải trong khuôn khổ mà Luật định, không được trái pháp luật.

3. Phân loại hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được phân loại thành nhiều nhóm, dựa vào 2 tiêu chí chính là hình thức thực hiện và mục đích hợp đồng. Cụ thể:

3.1. Theo hình thức thực hiện

Dựa theo tiêu chí hình thức thực hiện thì hợp đồng điện tử gồm 3 loại như sau:

Hợp đồng được hình thành qua email

Hợp đồng điện tử hình thành qua email có quá trình giao dịch, soạn thảo tương tự như hợp đồng truyền thống nhưng dùng thư điện tử (email) để ký hợp đồng. Loại hợp đồng này tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho các bên tham gia bởi họ không cần gặp mặt trực tiếp để ký kết mà ký điện tử qua email.

Hợp đồng điện tử hình thành qua email

Đưa bản mềm hợp đồng giấy lên website

Đây là loại hợp đồng được soạn thảo trên giấy như hợp đồng truyền thống nhưng sau đó được chỉnh sửa và cập nhật lên website để các bên ký kết online.

Loại hợp đồng điện tử này thường có định dạng PDF, có nút xác nhận “Đồng ý” với những điều khoản trong hợp đồng hoặc “Từ chối” không ký hợp đồng.

Hợp đồng được hình thành bằng giao dịch tự động

Hợp đồng điện tử hình thành bằng giao dịch tự động có nội dung không được soạn thảo sẵn mà khách hàng nhập thông tin vào máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp và xử lý trong quá trình giao dịch.

Sau khi hoàn tất giao dịch, hợp đồng sẽ hiển thị trên màn hình để các bên xác nhận lại thông tin cùng với nội dung điều khoản. Hệ thống sẽ gửi thông báo về hợp đồng cho bên bán và gửi xác nhận đến bên mua qua mail, fax hoặc số điện thoại.

3.2 Theo mục đích hợp đồng

Dựa vào mục đích thì hợp đồng điện tử được chia thành 3 loại chính là hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động và hợp đồng dân sự. Cụ thể như sau:

Hợp đồng thương mại điện tử

Đây là hợp đồng có một chủ thể là thương nhân, chủ thể còn lại có tư cách pháp lý để xác nhận hợp đồng có giá trị pháp lý. Đối tượng của hợp đồng thương mại điện tử là hàng hóa hoặc dịch vụ, vì thế mục đích chính của loại hợp đồng này là lợi nhuận.

Hợp đồng lao động điện tử

Tương tự với hợp đồng lao động truyền thống, hợp đồng lao động điện tử được ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động về các điều khoản như tiền lương, chế độ, trách nhiệm, nghĩa vụ,...

Những thông tin trong hợp đồng lao động điện tr được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử và cũng có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi, chấm dứt về quyền và nghĩa vụ dưới hình thức dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, một số giao dịch dân sự không áp dụng hình thức hợp đồng điện tử như đăng ký kết hôn, ly hôn, giấy khai sinh, quyền sở hữu nhà ở,...

Hợp đồng điện tử có giới hạn về đối tượng và lĩnh vực áp dụng, khách hàng nên lưu ý điều này

4. Phân biệt giữa hợp đồng điện tử với hợp đồng truyền thống

Hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống đều được Bộ luật Dân sự 2015 điều chỉnh, thế nhưng giữa chúng có một số điểm khác biệt sau:

Tiêu chí	Hợp đồng điện tử	Hợp đồng truyền thống
Căn cứ pháp lý	- Bộ luật dân sự 2005 - Luật giao dịch điện tử 2005	Bộ luật dân sự 2015
Hình thức thực hiện	- Sử dụng phương tiện điện tử - Sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số	Giao dịch bằng văn bản, lời nói, hành động hoặc hình thức khác theo sự thỏa thuận của các bên
Số lượng chủ thể	Ít nhất 3 chủ thể gồm bên bán, bên mua và trung gian (nhà cung cấp dịch vụ mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử)	2 chủ thể gồm bên bán và bên mua
Phạm vi áp dụng	Chỉ áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể, không áp dụng với văn bản về thừa kế, giấy kết hôn, ly hôn, giấy khai sinh, khai tử,... theo quy định của Luật giao dịch điện tử 2005	Phạm vi rộng, áp dụng cho mọi lĩnh vực về kinh tế, xã hội
Nội dung hợp đồng	Giống với hợp đồng truyền thống nhưng có thêm một số nội dung khác gồm: - Địa chỉ pháp lý - Quy định về chữ ký điện tử/chữ ký số - Quy định về cải chính thông tin điện tử - Phương thức thanh toán - Điều kiện bảo mật	- Đối tượng hợp đồng - Số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán -Thời hạn, địa điểm - Phương thức thực hiện hợp đồng - Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên - Phương thức giải quyết tranh chấp

5. Lợi ích mà hợp đồng điện tử mang lại

Dựa trên những phân tích ở trên thì có thể thấy rằng hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí

Mọi thao tác, quy trình từ soạn thảo, duyệt, ký, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện thông qua nền tảng internet một cách nhanh chóng. Nhờ đó, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, chi phí đi lại, in ấn, quản lý cho các bên tham gia.

Tính minh bạch cao

Nội dung trong hợp đồng điện tử công khai giữa các bên, có tính minh bạch cao, Các bên tham gia được tự do thỏa thuận về các điều khoản, sửa đổi, bổ sung nội dung theo đúng quy định của pháp luật.

Dễ dàng lưu trữ, quản lý, tìm kiếm

So với hợp đồng văn bản giấy truyền thống tốn kém chi phí in ấn, quản lý và lưu trữ thì hợp đồng điện tử giúp tối ưu những công việc này. Các thông tin, dữ liệu, hợp đồng đều được lưu trữ trong hệ thống điện tử, đồng thời giúp các bên dễ dàng tìm kiếm, truy cập và tra cứu các loại hợp đồng.

Thực hiện đơn giản, tiện lợi

Hợp đồng điện tử tích hợp với nhiều loại chữ ký số như chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký số tập trung HSM, USB token,... hỗ trợ việc ký kết nhanh chóng, không cần mất thời gian và công sức ký tay và đóng dấu.

Người dùng có thể ký hợp đồng điện tử mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối mạng internet như điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng,... Quy trình ký kết hợp đồng điện tử diễn ra nhanh chóng, tiện lợi mà các bên không cần gặp mặt trực tiếp.

Phần mềm hợp đồng điện tử, chữ ký số hỗ trợ đắc lực cho quá trình ký kết hợp đồng điện tử

6. Hạn chế của hợp đồng điện tử

Tuy rằng mang lại những lợi ích lớn cho doanh nghiệp nhưng hợp đồng điện tử vẫn có một số điểm hạn chế như sau:

Có nguy cơ bị lộ hoặc mất dữ liệu trên môi trường số

Nguy cơ lộ hoặc mất dữ liệu hợp đồng khi các bên ủy quyền cho bên thứ 3 chứng thực dữ liệu hoặc lưu trữ hợp đồng. Ngoài ra, rủi ro lộ thông tin hoặc mất dữ liệu có thể do hacker mạng tấn công hệ thống.

Khó khăn khi xảy ra tranh chấp

Hợp đồng điện tử có tính phi biên giới nên gặp nhiều khó khăn khi xác định thời điểm giao kết, đặc biệt là giao dịch quốc tế. Điều này dẫn tới rủi ro khi xảy ra tranh chấp giữa các bên. Để khắc phục vấn đề này thì các bên nên thỏa thuận rõ ràng về phương thức, cách thức giải quyết tranh chấp.

Hiểu đúng vềhợp đồng điện tử là gìgiúp khách hàng áp dụng thành công, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời bảo vệ được quyền lợi của mình. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào vềhợp đồng điện tử VNPT eContractvàdịch vụ chữ ký số từ xa VNPT SmartCA, vui lòng liên hệ hotline1800 1260để được tư vấn chi tiết.